Plan, Do, Check, Act. Em português, Planejar, Executar, Verificar, Agir: essas palavras funcionam como mantra em diversas áreas de negócio. Elas formam o Ciclo PDCA, que é uma das principais metodologias de administração de empresas.
O Ciclo PDCA é uma ferramenta essencial para guiar a execução de estratégias e ações. Muitas vezes, as empresas pulam a etapa de planejamento e vão direto para a execução, o que torna as estratégias mais frágeis; em outros casos, deixam de avaliar suas ações e perdem a oportunidade de melhorar seus resultados.
Então, o PDCA lembra que existem quatro etapas essenciais para melhorar processos e solucionar problemas das empresas, em um ciclo contínuo de otimização. Sem uma delas, você pode se perder no caminho.
Neste artigo, vamos conhecer melhor o Ciclo PDCA e entender como essa metodologia pode ajudar o seu negócio a ter melhores resultados. Siga conosco!
O que é o Ciclo PDCA?
Ciclo PDCA é uma metodologia da área de gestão empresarial que define as quatro principais ações para melhorar processos: Planejar, Executar, Verificar e Agir. O objetivo do PDCA é gerar melhorias contínuas de processos e produtos, a fim de resolver problemas e gargalos.
O PDCA foi criado originalmente para a área de qualidade das empresas, que visa identificar e corrigir falhas de desenvolvimento e processos. Então, quando uma empresa identifica um problema ou necessidade, deve percorrer essas quatro etapas para buscar uma solução. Mas essas etapas podem ser aplicadas em qualquer área da estrutura organizacional.
É importante também ficar claro que o PDCA é um ciclo contínuo. Isso significa que, ao final, você pode revisitar o planejamento e recomeçar o ciclo, sempre em busca de melhorias. Os processos podem e devem ser sempre aprimorados.
Quais as etapas do Ciclo PDCA?
Já mostramos quais são as etapas do Ciclo PDCA, mas agora vamos entender melhor quais são as atividades que elas abrangem. Acompanhe:
Planejar (Plan)
O planejamento é o começo de tudo. Essa é a primeira etapa do Ciclo PDCA, em que a empresa identifica um problema ou necessidade para resolver e define os caminhos para isso.
É o momento de levantar informações sobre o problema, realizar um diagnóstico da situação, estabelecer as metas e objetivos do plano e definir os indicadores de sucesso (KPIs). Dessa maneira, você estabelece as bases do plano e consegue visualizar o que deve ser alcançado.
Executar (Do)
Na segunda etapa, é hora de ativar o plano de ação. Na execução, é importante seguir o que foi definido no planejamento para não ocorrerem desvios.
Alguns ajustes geralmente são necessários. Mas, se as mudanças forem muito drásticas, é bom voltar para o planejamento e identificar quais erros causaram os desvios. Dessa maneira, a etapa de execução pode ser entendida como um teste para analisar se a solução proposta é viável.
Verificar (Check)
Durante e depois da execução, é preciso analisar os resultados e colher os aprendizados. É importante que essa avaliação ocorra desde o início da execução para agir o quanto antes. A partir dos dados de verificação, você pode aprimorar os processos e melhorá-los para o futuro.
Nessa etapa, entram em ação os KPIs que você definiu no planejamento. Eles indicam se os resultados alcançaram as metas, e se a empresa conseguiu atingir seus objetivos. Por outro lado, se forem identificadas falhas e brechas, elas precisam ser corrigidas.
Agir (Act)
Na última etapa do ciclo, você deve pegar os aprendizados da checagem e transformá-los em ações de melhoria. Se a empresa teve bons resultados, o processo deve ser padronizado, sem perder oportunidades de aprimoramento e otimização. Se foram identificadas brechas, elas devem ser corrigidas para evitar gargalos no processo.
Portanto, essa etapa finaliza o Ciclo PDCA, mas também o ponto de partida para reiniciá-lo. A partir das correções da etapa de ação, você pode iniciar um novo ciclo seguindo as novas diretrizes aprendidas com o processo. Assim, adota-se a mentalidade de melhoria contínua.
Como surgiu o Ciclo PDCA?
As origens do Ciclo PDCA remetem à década de 1930, nos Estados Unidos. Naquela época, o estatístico Walter Shewhart adaptou o método científico de hipótese, experimentação e avaliação para o campo da estatística.
Shewhart desenvolveu uma ferramenta cíclica, com base nas etapas do método científico (planejar, fazer e avaliar), mas adicionou a etapa do agir, que fundamentava o começo do próximo ciclo. O estatístico aplicou esse método no controle de qualidade das indústrias e, assim, começou a ganhar visibilidade na área da administração.
Mais tarde, William Edwards Deming foi responsável por popularizar o método PDCA ao aplicar o ciclo em empresas japonesas nos anos de 1950.
Mas, diferentemente do PDCA, que era voltado para indústrias, Deming aplicou a metodologia no controle de qualidade de organizações de diversos setores. Para se diferenciar, mudou a terceira etapa do ciclo para Study (estudar), transformando a sigla em PDSA.
Atualmente, PDCA e PDSA são usados como sinônimos, mas também há quem conheça essa metodologia pelos nomes de Ciclo de Shewhart ou Círculo de Deming — em referência aos seus principais estudiosos.
Por que adotar o PDCA?
O Ciclo PDCA serve para melhorar a gestão de processos de uma empresa. A seguir, vamos entender melhor quais são os principais motivos para adotar essa metodologia no seu negócio:
- Aumenta o controle sobre os processos da empresa;
- Define as ações que devem ser seguidas, sem pular etapas;
- Foca na qualidade do processo, a fim de aumentar a eficiência e o valor das entregas;
- Promove a melhoria contínua, em constante aprendizado e evolução;
- Aumenta a competitividade da empresa;
- Permite identificar e corrigir falhas com agilidade e até prevenir problemas;
- É uma metodologia fácil de aplicar, de rápido aprendizado;
- É uma metodologia versátil, que pode ser aplicada em qualquer área de negócio.
Quando adotar o PDCA?
O PDCA pode ser adotado para resolver todo tipo de problema, em qualquer setor de atuação e em qualquer área dentro da empresa. Até mesmo em situações pessoais é possível aplicar o método.
Quando as empresas identificam uma necessidade ou problema no seu negócio, podem aplicar as etapas: Planejar, Executar, Verificar e Agir.
É o caso, por exemplo, quando a empresa percebe uma queda no faturamento (problema), e o marketing deve criar uma campanha de anúncios para aumentar as vendas. Outro exemplo é quando a empresa percebe uma perda de produtividade da equipe (problema) e deve criar campanhas de motivação e engajamento entre os colaboradores.
Diante desses problemas, a empresa deve planejar essas campanhas, colocar em ação, verificar o desempenho e agir em cima das falhas para recomeçar o ciclo de melhoria contínua.
Como aplicar o Ciclo PDCA na sua empresa?
A aplicação do Ciclo PDCA nas empresas requer, primeiramente, a compreensão da equipe sobre a metodologia e suas etapas. Os colaboradores devem entender como funciona o PDCA e se conscientizar sobre a importância de seguir as etapas para melhorar os processos.
Muitas vezes, essa mudança de mindset da equipe demanda encontros e conversas dos gestores com os colaboradores. Dessa forma, a empresa promove a integração e o engajamento para a aplicação eficaz do Ciclo.
No momento da aplicação, é importante traçar as etapas, responsáveis e prazos do Ciclo PDCA, de maneira que a metodologia seja aplicada corretamente. A equipe deve saber quais são os objetivos da aplicação da metodologia e quais resultados devem alcançar com ela.
Assim como propõe o PDCA, a empresa deve também planejar, executar, verificar e agir na aplicação da própria metodologia. Então, fique sempre de olho na efetividade e na melhoria dos processos da empresa e aprimore a sua aplicação de forma incremental.
4 erros comuns ao aplicar PDCA
Ao aplicar o PDCA, é importante ter atenção em alguns pontos para não cair em erros que as empresas costumam cometer. Veja agora alguns desses erros comuns:
1. Falta de planejamento
Pular a etapa de planejamento é um dos erros mais comuns, não somente no PDCA, mas em qualquer metodologia. Ao identificar um problema, é normal que as empresas queiram logo corrigi-lo. Mas é importante planejar como você vai resolver a situação e traçar as etapas do ciclo.
2. Abordagem top down
A aplicação do PDCA não deve ser algo imposto de cima para baixo, ou seja, de forma hierárquica dos gestores para os colaboradores. A equipe deve ser envolvida para entender a metodologia e aplicar no seu dia a dia. Caso contrário, a empresa vai encontrar resistência na aplicação do Ciclo PDCA.
3. Falta de critérios na verificação
Na etapa de verificação, algumas empresas cometem o erro de se basear em suas percepções, em vez de utilizar dados. Para checar se a solução deu certo, é importante ter KPIs definidos e usar formas de avaliação de feedback que gerem dados concretos. Somente a partir deles é possível tomar decisões acertadas.
4. Falta de acompanhamento
Empresas lidam com inúmeros processos ao mesmo tempo. Por isso, é comum perder o controle sobre o andamento do Ciclo PDCA, já que muitas prioridades se cruzam. Para evitar esse erro, pode ser necessário automatizar determinadas tarefas, que dispensem a necessidade de acompanhamento humano.
Exemplos práticos
Para entender melhor como se aplicaria o Ciclo PDCA na sua empresa, vamos analisar dois exemplos de situações que você pode enfrentar no seu negócio.
Campanhas de marketing digital
Imagine, por exemplo, que a sua empresa precise planejar a campanha de marketing digital para a Black Friday. Entre as ações de mídia, está a criação de anúncios pagos nas redes sociais.
Então, de acordo com o Ciclo PDCA, a primeira ação seria planejar os anúncios: você deve definir os objetivos, metas, KPIs, público-alvo, período de veiculação, verba, entre outros aspectos. Seu objetivo macro pode ser aumentar as vendas no último trimestre do ano, e a meta principal pode ser aumentar o faturamento em 30% em relação à data no ano anterior.
Em seguida, é hora de colocar o plano em prática. Você deve criar os anúncios, configurar a campanha nas plataformas de publicidade e acompanhar a veiculação.
Depois, vem a verificação: será que a campanha está dando certo? Está no caminho dos objetivos e metas? Para responder essas perguntas, é importante gerar relatórios periódicos e acompanhar os indicadores de sucesso, como a taxa de conversão no e-commerce e o retorno sobre o investimento.
Como a Black Friday já está em andamento, qualquer ajuste precisa ser feito com agilidade. Então, depois de identificar falhas ou oportunidades de otimização, aja rapidamente. Corrija os problemas, como criar novas imagens ou adaptar os textos dos anúncios, para que eles consigam alcançar os objetivos e metas.
Estratégias de comunicação interna
Vamos a outro exemplo. Imagine agora que a comunicação interna da sua equipe esteja com problemas: as informações estão chegando aos colaboradores com ruídos, e eles não estão se sentindo engajados com o trabalho.
Nesse caso, o Ciclo PDCA vai ser usado para resolver um problema na área de gestão de pessoas. Você precisa planejar, então, as ações e estratégias para melhorar a comunicação interna da empresa, como adotar novos canais de diálogo e fortalecer a cultura organizacional. Lembre-se: defina os objetivos, metas, indicadores e outros aspectos para montar um plano.
Depois, comece a executar as estratégias: implemente novos canais de comunicação, discuta sobre os valores da empresa que deve nortear a cultura organizacional e, é claro, integre a equipe nesse processo.
Ao longo da execução das estratégias, acompanhe o andamento com métricas de avaliação sobre o processo. A realização de pesquisas de feedback com os colaboradores e de análise de produtividade, por exemplo, podem ajudar nessa verificação.
Então, ao identificar problemas no processo, otimize as estratégias. Ajuste o que for necessário para melhorar a comunicação interna da empresa e reinicie o ciclo para aprimorar esse processo continuamente.
Enfim, o Ciclo PDCA é uma metodologia simples, de fácil compreensão e altamente eficaz para qualquer área de negócio. Planejar, executar, verificar e agir são ações que executamos até mesmo na vida pessoal, sem sequer perceber.
Mas, nas empresas, adotar a metodologia é importante para internalizar essas ações como cultura corporativa. Dessa forma, todo problema deve ser resolvido seguindo as etapas do PDCA, com foco no aprimoramento contínuo, que mantém a empresa sempre em evolução.
Agora, aproveite para ler também sobre a Matriz BCG, outra metodologia empresarial, voltada para o marketing, que também vai ajudar nos seus negócios.