O checklist definitivo para aumentar a produtividade da sua empresa!

Aumentar a produtividade das empresas é o maior desafio de qualquer administração. Não é mesmo à toa que essa busca por produtividade pode ser vista como o motor de basicamente todas as teorias da administração. Mas… por que a produtividade é tão importante?

A resposta é simples: quando falamos em produtividade estamos nos referindo a relação proporcional que existe entre o investimento que é feito na produção - seja ele de tempo, esforços, ou outros recursos - e a qualidade do resultado obtido. Quanto maior for a produtividade da sua empresa, melhor será essa relação.

Quer saber como melhorar a produtividade da sua empresa? Então, não deixe de conferir nossas dicas, a seguir:

Criando um checklist

Um checklist é uma ferramenta básica para a gestão do tempo e de processos. Isso porque um checklist vai ajudar a identificar de forma simples e visual quais os passos necessários para a realização de determinada tarefa, permitindo identificar e reduzir as atividades não-essenciais para o cumprimento desse processo.

Na hora de criar os checklists para a gestão de processos da sua empresa, lembre-se de seguir esses quatro passos básicos:

1. Tenha um objetivo bem definido: deixe claro qual a tarefa que será realizada, de forma clara e sucinta - se desejar, pode utilizar o próprio objetivo do checklist como um “título”. A grande vantagem de se manter o objetivo destacado e visível todo o tempo é justamente evitar a perda do foco daquilo que é essencial por parte de quem estiver elaborando ou seguindo o checklist;
2. Determine os passos principais: evite estabelecer listas muito longas, visto que os checklists com esse perfil acabam sendo contraproducentes. A idéia desta ferramenta é aumentar a eficiência dos procedimentos implementados na empresa: por isso, corte tudo aquilo que for, de fato, supérfluo;
3. Siga o fluxo natural do trabalho: ao elaborar o checklist lembre-se de que ele deve servir ao mesmo tempo como passo-a-passo e verificação das etapas realizadas.
4. Seja flexível ao implementar o checklist: afinal, teoria e prática nem sempre fazem um par perfeito. Por isso, se julgar necessário, volte à prancheta e adapte o checklist inicial às necessidades reais e efetivas da sua empresa.

Cada empresa possui um ambiente e uma realidade que são únicas. Ainda assim, sempre existem aquelas características que são compartilhadas e é com base nessas características que nossa equipe preparou para você, gestor, um checklist definitivo para aumentar a produtividade da sua empresa.

Foco em produtividade: um checklist definitivo

A seguir, você confere seis das áreas que mais influenciam na produtividade da sua empresa, e que merecem aquela atenção especial por parte da sua gestão:

• Ambiente de trabalho

O clima organizacional tem uma grande influência na produtividade da sua equipe. É essencial estabelecer um ambiente leve, de coleguismo, onde seus funcionários tenham o espaço necessário para se desenvolver profissionalmente. Pode até parecer coisa pequena, mas uma gestão humanizada tem potencial para aumentar a satisfação dos membros do time e, como todos sabem, funcionários felizes e motivados, produzem mais. Não é à toa que empresas globais, do porte da Google por exemplo, tem investido cada vez mais na promoção de um ambiente de trabalho que favoreça a criatividade e a interação entre os colegas.

Para identificar como anda o clima organizacional dentro da sua empresa, organize junto ao RH uma Pesquisa de Clima Organizacional - instrumento semelhante às pesquisas de satisfação realizadas junto aos seus clientes. A partir dos resultados obtidos, você poderá determinar a necessidade, ou não, de realizar intervenções para melhorar as condições do ambiente de trabalho e, sendo o caso, decidir pelas melhores formas de fazer isso.

• Motivação da equipe

Comece pela seguinte pergunta: o que motiva a sua equipe a dar o melhor de si todos os dias?

Um bom ambiente de trabalho já é um começo, mas ele por si só não será o suficiente para garantir que a sua equipe esteja realmente comprometida em obter os melhores resultados para a sua empresa.

Pensando no aumento da produtividade, é necessário comunicar a cada membro da equipe quais são as expectativas da gestão sobre o seu trabalho e fornecer um feedback constante sobre em que medida ele está ou não correspondendo à essas expectativas. Nunca deixe os membros do seu time no escuro! Esse diálogo é essencial até para que a sua equipe tenha a chance de se adequar àquilo que a sua empresa necessita dela.

Outras ações com forte impacto na motivação da equipe são:

1. Esteja presente, acompanhe o desenrolar diário das atividades da empresa;
2. Converse com sua equipe para além da sala de reuniões: a troca de informações na mesinha do café pode revelar muito sobre pontos de melhoria;
3. Ofereça treinamentos que tenham um interesse real para aquilo que seus funcionários realizam;
4. Elabore programas de recompensa e premiações para os membros da equipe que se destacarem, contemplando todas as áreas.

Lembre-se que você também é parte do time: se você espera que seus funcionários vistam a camisa da empresa, antes é preciso que você vista a camisa da equipe. Em outras palavras, seja um líder, não um chefe.

• Comunicação interna

A comunicação interna é vital para sobrevivência da sua empresa. Nada impacta mais a produtividade da sua equipe do que o desencontro de informações e os consequentes desperdício de recursos ou saias-justas com o cliente.

Para melhorar a comunicação interna da sua equipe e reduzir o chamado ruído organizacional, invista em múltiplos canais de comunicação: listas de emails, murais em local visível, publicações impressas ou online - as ferramentas de comunicação não faltam.

Estabelecer canais oficiais para a comunicação e para a troca de dados é um passo importante para reduzir um dos grandes males de qualquer empresa: a famosa “rádio corredor”. Além de todos os problemas que ela pode causar para o clima organizacional, a “rádio corredor” é o maior símbolo de uma cultura corporativa voltada para o desperdício daquele que é um dos recursos mais importantes do século XXI: o tempo.

• Gestão de Processos

Otimizar processos e economizar o tempo tanto da gestão, quanto da equipe, é uma necessidade real. A melhor forma de fazer isso é implementar uma gestão de processos eficiente. Afinal, a gestão de processos tem como objetivo principal organizar de forma inteligente todos os procedimentos da empresa, de forma a evitar o desperdício de recursos e permitir que os mesmo sejam investidos naquelas áreas em que terão mais peso para o sucesso da sua empresa.

A gestão de processo pode ser feita de várias formas, mas levando em consideração o fator tempo, nossa sugestão é que você, gestor, busque soluções tecnológicas que permitam automatizar aquelas funções mais corriqueiras e repetitivas do dia a dia. Um software ERP cloud é um exemplo desse tipo de solução.

Com um ERP, a sua empresa pode otimizar o controle de estoques e de vendas, por exemplo, tornando o processo de gestão financeira muito mais simples e impactando diretamente a produtividade da sua equipe. Um software ERP que seja online vai ainda além, na medida em que permite o acesso 24 horas por dia, de qualquer lugar do mundo.

• Auditorias periódicas

Alinhada à gestão de processos, a realização de auditorias periódicas é uma ferramenta para controle da qualidade dos serviços oferecidos pela sua empresa e da efetividade dos procedimentos padrão implementados pela sua gestão. Vale lembrar, como já vimos, que a produtividade não diz respeito apenas ao aumento da produção em si, mas à relação ideal entre uma maior produção, uma maior qualidade do trabalho realizado e uma maior economia de recursos (que serão reinvestidos na empresa).

As auditorias podem ter focos diversos, avaliando o atendimento da sua equipe, a qualidade da webpage da sua empresa, os procedimentos internos da equipe, etc. Nossa sugestão é investir em consultoria especializada na hora de auditar os seus processos.

Por fim, vale frisar que, como ferramenta diagnóstica, a realização de auditorias terá pouco impacto na produtividade da sua empresa se não forem estabelecidos planos de ação efetivos para a implantação de melhorias ou correções a partir dessa avaliação.

• Planejamento estratégico

O planejamento estratégico da sua empresa é o mapa que aponta onde você pretende que ela chegue, quais são os passos que você pretende percorrer e de onde virão os recursos que permitirão que a sua empresa trilhe esse caminho. É o planejamento financeiro estratégico que vai determinar quais os investimentos que serão realizados ao longo do ano nos mais diversos departamentos da sua empresa.

Para elaborar o seu planejamento estratégico, é preciso partir de um diagnóstico da situação real da sua empresa: uma opção é recorrer à um software ERP online que forneça relatórios gerenciais baseado em dados atualizados em tempo real.

Recorra igualmente à pesquisas de mercado e ferramentas que permitam acompanhar o que está sendo feito pela concorrência, assim como as expectativas do mercado para o segmento em que a sua empresa atua.

É a partir dessas informações que você, gestor, poderá determinar as metas das sua empresa para o período. As metas determinam qual é o foco de ação da sua equipe e devem servir também como elemento motivador do time: afinal, todos querem que a empresa alcance o objetivo final, que bata as metas e vá além.

Por fim, as metas estabelecidas no seu planejamento estratégico servem ainda como parâmetro para que você controle a produtividade real e a produtividade esperada da sua empresa, trabalhando em soluções que o ajudem a superar esse gap.

E você? Como você avalia a produtividade da sua empresa? Quais as ferramentas de melhorias que utiliza? Não deixe de comentar aqui com a gente!