As oportunidades de abrir o próprio negócio, pequeno ou médio, hoje em dia, estão cada vez mais próximas dos profissionais que buscam a sua realização profissional. Em muitos casos, é só assim que se obtém independência financeira, possibilidade de atuar a área desejada e ter a liberdade de tomar decisões.
Muitos são os fatores que permitem o sonho de se tornar um empreendedor virar realidade, inclusive, as novas tecnologias disponíveis, que facilitam o acesso às ferramentas administrativas. Elas são essenciais à rotina das empresas à medida que ajudam a aumentar a produtividade, possibilitando a execução das tarefas com mais eficiência.
Nesse sentido, as ferramentas que servem para acompanhar o desempenho de um negócio possuem importância especial. O controle das atividades é necessário a negócios de todos os portes e de todos os segmentos. Isso porque permite o cruzamento de dados, melhores avaliações e otimizam os processos de produção, de venda e de divulgação da empresa.
Um exemplo de sistema de gestão empresarial que proporciona o controle de todas as variáveis de uma empresa é o ERP - Enterprise Resource Planning ou, no bom e velho português, Planejamento de Recurso Corporativo.
Resumidamente, é possível dizer que funciona como um mecanismo informatizado que consegue reunir todas as informações e tarefas de uma empresa em um único lugar. Contudo, é válido ressaltar que tais informações podem ser usadas não só para ganhar tempo na execução de atividades da empresa, mas também para formular uma estratégia de marketing dela.
Como funciona o sistema ERP?
O uso de um sistema ERP possibilita que, a partir do momento que os computadores e demais dispositivos se conectem a internet, as informações sejam compartilhadas. Isso significa que os colaboradores não precisam mais anotar a mão as informações e nem mesmo usar planilhas que ficam ilhadas em seus computadores.
Os funcionários autorizados podem buscar as informações que necessitam através do sistema, sem ter que ir para lá e para cá para falar pessoalmente com outras pessoas ou pesquisar em arquivos físicos. Com o ERP isso é coisa do passado e, por isso, o trabalho se torna muito mais dinâmico, prazeroso e eficiente.
Essa facilidade é possível porque o software de gestão ERP cria bancos de dados para armazenar tudo o que for pertinente para sua empresa, como informações financeiras, do estoque, de vendas, compras entre todos os dados que devem ser organizados no seu negócio.
Além de amortizar custos, com a redução do quadro de funcionários, a empesa ganha em produtividade e qualidade. Esses resultados podem, inclusive, serem manejados a favor da estratégia de marketing da sua empresa.
Quais as vantagens dos ERP para a estratégia de marketing
Quem é um empresário ou deseja se tornar um empreendedor precisa conhecer muitos conceitos administrativos para gerenciar o seu negócio com assertividade. Entre eles, um termo muito importante é estratégia de marketing, que a sua empresa deve possuir para alcançar os objetivos propostos.
Diferente da relação que muitas pessoas fazem, marketing não é sinônimo de publicidade, pois engloba todas as demais formas usadas para promover um produto. Isso quer dizer que a maneira como um produto é vendido, os estudos feitos para melhorá-lo, os pontos de vendas definidos para comercializá-los, entre outros aspectos, são ações de marketing também.
Compreendendo esse conceito muito mais amplo do marketing fica simples de identificar como um sistema que ajuda a controlar o fluxo de dados em uma empresa serve para a estratégia de marketing. A partir do momento que é possível acompanhar todas as informações dentro de uma organização a tomada de decisões se torna mais assertiva.
Ou seja, quando o empresário precisa tomar uma decisão, como, por exemplo, na hora de escolher um novo ponto comercial para vender o seu produto, ele precisa ter informações para ajudá-lo na deliberação. Não raro, existem empresários que tomam esse tipo de decisão baseados na sua intuição, em achismos e no que os outros dizem.
Contudo, tal prática pode acarretar grandes prejuízos para uma empresa e resumidamente, com o uso de um ERP online a informação trafega entre os departamentos e processos com menos intervenção humana, sem burocracia e sem falhas de comunicação.
O que o ERP ajuda a identificar?
Por sorte, às vezes, o empresário até pode tomar uma decisão aparentemente boa sem fazer uso de dados concretos, porém, com grande margem de erro. Mas para fazer uma deliberação assertiva, é necessário ter dados que embasem a sua escolha.
No caso da definição de um novo ponto comercial, é preciso contar com os números que apontam determinado local como um ponto onde existem consumidores em potencial para o seu produto ou serviço.
Se esse levantamento existir, as chances de conversão de vendas no lugar eleito são maiores.
Esse é apenas um exemplo, sendo que os números e demais informações reais são imprescindíveis para qualquer decisão: qual produto deve ganhar destaque em uma campanha de marketing para o dia das mães? Como o produto pode ficar mais atrativo para o seu público alvo?
Tudo isso é possível com um software ERP, porque todas as informações que ele reúne são convertidas em relatórios, deixando mais claro os números da empresa, como a quantidade de cada produto vendido, em que local possui mais saída, qual o perfil dos seus consumidores e muito mais.
Outra vantagem desse sistema de gestão é que ele permite o cruzamento de dados estratégicos. Isso quer dizer que é possível, por exemplo, fazer comparativos e identificar em que meses do ano os clientes compram mais produtos.
Ou saber que tipo de produto os homens adquirem com mais frequência ou quanto é o valor médio que os consumidores de determinada região do país gastam em cada compra entre outros.
Não há nada tão inútil do que executar com eficiência tarefas que nem deveriam ser feitas
O que o sistema ERP pode controlar
A conexão de processos melhora o desempenho operacional, administrativo e a tomada de decisão porque fornece informações consolidadas. Portanto, se por um lado não é difícil implantar um ERP quando a organização está semeando uma cultura voltada à eficiência, é extremamente difícil montar uma estratégia de marketing sem a utilização de um sistema de gestão online.
Mas afinal, na prática, como funciona o software ERP e quais as suas funções?
Na realidade, existem diferentes modelos de sistemas de gestão e o interessado em obtê-lo deve buscar empresas que o ofereçam. Oferecemos algumas dicas para te ajudar na hora de escolher o seu:
- Escolha um serviço que atenda as necessidades específicas da sua empresa. É importante pesquisar bastante e conhecer bem o que vai ser oferecido antes de fechar negócio.
- É relevante ainda pesquisar o custo benefício do sistema ERP, bem como verificar o atendimento ao cliente, se ele está sempre disponível para esclarecer dúvidas e quais as ferramentas de contato existentes. Alguns desses softwares possuem aplicativos que permite aos usuários acessá-los de qualquer dispositivo móvel.
- Dê preferência às empresas que oferecem um período de teste do sistema gratuito. Desse modo, você pode avaliar o sistema antes de pagar por ele.
Já quanto às funcionalidades, o ERP pode disponibilizar as seguintes atividades que podem ajudar na sua estratégia de marketing:
- Controle Financeiro (permite uma clara visualização dos dados tornando possível o acompanhamento dos custos diários e de outras períodos da sua empresa)
- Contas a Pagar
- Contas a Receber
- Fluxo de Caixa
- Conciliação Bancária
- Emissão de Boletos
- Controle de Estoque
Tais informações possibilitam a visualização do retorno financeiro do seu investimento de marketing. Dessa forma, é mais fácil acompanhar se o seu investimento está lhe dando o retorno desejado, quais estratégias estão dando mais certo e quanto de recurso ainda está disponível para empregar em divulgação.
Um sistema de gestão empresarial completo também vai contar com opções de cadastro, permitindo assim armazenar em bancos de dados informações de:
- Clientes
- Fornecedores
- Produtos
- Serviços
Além de tornar a sua empresa mais organizada, tais informações de cadastro permitem que o empresário conheça mais seus clientes e o que a sua empresa oferece.
Sendo assim, ao identificar a idade, sexo, onde reside, grau de instruções e outros dados dos seus clientes, você pode criar ações de marketing especificas para seu público tornando a sua estratégia de marketing mais eficiente.
Ademais, as vendas se tornam muito mais dinâmicas e eficientes porque o ERP permite o registro e controle das seguintes tarefas:
- Orçamentos
- Vendas
- PDV
- Ordens de Serviços
- Estoque
Ao deter conhecimento especifico sobre o que é mais vendido, é possível investir mais na promoção de determinado produto. Em muitos casos, o empresário pode avaliar que determinados itens com pouca saída não são vantajosos para o seu negócio.
Sendo assim, você não corre o risco de promover um produto com poucas unidades em estoque, o que pode causar uma demanda maior do que a empresa pode oferecer. Com a ferramenta do ERP, pode-se programar uma compra do item antes de iniciar uma grande campanha de vendas.
Ademais, é válido ressaltar que marketing não se refere apenas à publicidade e, portanto, todas as ações que envolvem a promoção de um produto ou serviço são importantes para sua estratégia. Dessa forma, o envio de orçamentos também se torna um aliado do marketing.
Isso porque quanto mais rápido você responder à solicitação de orçamento de um consumidor, maiores são as chances de efetivar a venda. Melhor ainda se com apenas um clique o cliente puder aprovar o orçamento e já realizar a compra e é isso que um ERP permite.
Ao final do dia, da semana, do mês ou do ano, é possível obter os seguintes tipos de relatórios:
- Cadastros
- Financeiros
- Vendas
- Estoque
- Locações
As informações dos relatórios podem ser cruzadas para que você tenha os levantamentos que desejar sobre os produtos ou serviços que oferece, bem como sobre as vendas da sua empresa e os seus clientes. E mais, um ERP pode conter a função de gerenciar mais de uma loja ou empresa de forma conjunta, quando você possuir filiais.
Outras funcionalidades disponíveis são o controle de contratos, agenda de atividades e compromissos e o perfil de acesso, esse último permite que o administrador libere o acesso de cada colaborador apenas às ferramentas do sistema que forem pertinentes ao seu cargo.
Essa riqueza de informação, que você vai ter acesso com um ERP, lhe dará a segurança necessária para tomar as decisões inerentes ao seu cargo administrativo.
Conclusão
Hoje, mais do que nunca, informação é poder e você pode fazer muito mais pelo seu negócio ao acompanhar todas as variáveis do seu empreendimento. Uma dica para saber se você realmente precisa de um ERP é tentar reunir todas as informações da sua empresa na sua mesa. Consegue? Possivelmente não... mas com o software de gestão online adequado os dados estarão na palma da sua mão.
Se você ainda não estiver convencido sobre a importância e complementação do ERP com estratégia de marketing observe além do seu próprio eixo e se atente a sua concorrência. O site do OUL apontou que de cada dez empresas, seis não sobrevivem após cinco anos de atividade, segundo a pesquisa Demografia das Empresas 2014. Ou seja, o mercado tem se tornado exponencial mais competitivo e, por isso, é indispensável buscar todas as ferramentas para manter o seu negócio, até porque, a os seus concorrentes já fazem isso.