Existem muitos artigos sobre automação de marketing e vendas por aí. Porém sempre senti falta de algo mais prático, mais mão na massa, um caso de uso. Por isso resolvi escrever este artigo e mostrar como a nossa empresa automatiza seus processos de marketing e vendas. Mas antes, um pouco de contexto:
Por que falar de automação de marketing e vendas?
Na Contentools geramos milhares de leads todos os meses com apenas uma pessoa responsável pela produção de conteúdo, fechamos dezenas de novos clientes todos os meses e lançamos novas funcionalidades periodicamente. Tudo isso com um time enxuto, pois focamos em automatizar processos. Existem inúmeras vantagens de ter um processo de marketing e vendas bem estruturado. Entre eles:
- Ganho de escala: você consegue fazer muito mais com menos.
- Personalização em massa: desde o relacionamento com o lead ao cliente.
- Maior controle: com automação você consegue ter métricas e dados para tomada de decisão.
- Redução de equipe: três quartos do crescimento do Brasil na última década vieram de adicionar mais trabalhadores e apenas um quarto dos ganhos de produtividade (Boston Consulting Group).
Como automatizar seus processos:
1. Integração entre softwares:
A integração entre software permite uma comunicação unificada entre áreas. Para integrar software sem depender do time de produto, usamos o Zapier. Com ele você consegue sincronizar essas várias ferramentas e criar gatilhos e ações.
Uma ferramenta que usamos diariamente é o Slack, um chat corporativo onde centralizamos nossa comunicação e rodamos dezenas de automações. Uma delas é no processo de sugerir uma ideia ou tema para nosso blog e mandar direto pro fluxo de produção da nossa plataforma. É possível também notificar o time dentro do Slack quando alguém sugere uma nova ideia de conteúdo, isso dá velocidade para entrar na plataforma e colocar o conteúdo em produção.
Outra automação que muitos de nossos clientes usam é referente ao conteúdo agendado/publicado: conseguimos pegar um conteúdo agendado na Contentools e publicar em outras plataformas, como o CMS da Hubspot.
2. Automação do Marketing de conteúdo
Para criação de conteúdo digital, usamos a plataforma da Contentools. Além de ser a principal ferramenta do time de marketing, usar constantemente nossa própria solução nos ajuda a pensar todos os dias em como nossos clientes estão usando nossa solução e também ajuda na hora de sugerir novas funcionalidades.
Se você ainda não tem um time de marketing, uma solução para automatizar processos é usar um combo de soluções free como: Trello, Google Agenda e Planilhas. Todas estas soluções integram com o Zapier.
O primeiro passo de nossa produção de conteúdo é o brainstorm de ideias. Depois que definimos as pautas, criamos o calendário editorial e começamos a produção do conteúdo. Também temos um fluxo de trabalho automatizado para cada tipo de conteúdo, que avisa cada pessoa quando chega a sua vez de executar uma ação. Seja o redator, editor, designer, etc.
É importante separar cada passo da sua produção de conteúdo. Por exemplo, num blog post pode fazer sentido ter uma pessoa para a revisão ou para otimização de SEO.
Uma vez que o conteúdo foi aprovado, é preciso distribuí-lo.
Hoje nós distribuímos nosso conteúdo nas principais redes como: Twitter, Facebook, Linkedin, e Instagram. Isso é feito através do calendário editorial que permite alinhar datas e programar postagens.
Outras ferramentas para distribuição de conteúdo nas redes sociais são Hootsuite e Buffer.
Diariamente, equipes de marketing e comunicação estão ocupadas na produção e distribuição de conteúdo em diferentes canais, captando e analisando a leads, conversões, dados de análise e mensuração, buscando novas maneiras de disseminar vídeos, artigos, infográficos, e-books e muito outros formatos de conteúdo. O acompanhamento desse progresso pode ser cansativo, mas, por meio um processo de promoção de conteúdo automático, pode ser bastante simplificado.
3. Automação de inbound e vendas
Na Contentools utilizamos o termo MQL - Marketing Qualify Leads. Isso significa que quando um lead atinge um determinado nível de informação para nosso negócio, ocorre uma pontuação que qualifica esse lead. (Essa pontuação é o que chamamos de Lead Score e essa coleta de informações acontece por meio da integração com a plataforma da RD).
Quando esse lead atinge uma determinada pontuação, ocorrem dois gatilhos: um onde o time de vendas é notificado para para entrar em contato com esse lead, e outro que manda as informações do RD para o CRM. Dessa forma o time de vendas além de ser avisado em tempo real, também acompanha o progresso do relacionamento com o lead.
Para desenhar as metas de conversão e olhar as médias de conversão de mercado, usamos o funildomarketing.com.br.
Um dos nossos focos atuais é primeira camada do funil, a conversão de visitantes para leads. É essencial a análise do processo de conversão de visitantes, como por exemplo, saber como o visitante se comporta no seu site, onde ele clica. Existem algumas soluções que fornecem esse tipo de informação. Uma delas é o Hotjar.
4. Enriquecimento de leads
O inbound marketing é importante para que você se relacione com os leads. Na Contentools nós focamos no relacionamento com leads pois além de virar referência no nosso segmento, queremos conhecer melhor o nosso lead. Quem ele é? O que ele faz? Que tipos de serviços ou produto ele oferece?
Uma das formas que utilizamos para conseguir informações é criando várias landing pages com objetivo de obter diferentes informações sobre os mesmos leads.
Outra possibilidade é o enriquecimento de leads, onde em vez de colocarmos vários campos para coletar informações, buscamos informações que já estão disponíveis na internet (como por exemplo: número de funcionários, quem são os fundadores, se recebeu investimentos recentemente, etc). Algumas empresas fazem esse trabalho de pesquisa, um exemplo é a Clearbit. Com ela é possível obter informações sobre os leads, evitando a criação de muitos campos de formulários nas landing pages, diminuindo consequentemente a fricção de cadastro e aumentando a taxa de conversão.
Há também uma ferramenta brasileira que possibilita esse trabalho, chamada Intexfy, que possibilita a automação da análise de dados para identificar e qualificar seus potenciais clientes.
Além de utilizar muito inbound marketing, na Contentools também trabalhamos com outbound marketing.
No outbound você ainda não possui um relacionamento com o cliente, então será preciso fazer uma engenharia reversa ao inbound: você terá que prospectar empresas que tenham a possibilidade de adquirir o seu produto ou serviço e só depois despertar o interesse.
Para qualquer processo de qualificação e prospecção é importante que você entenda em que fase sua empresa está, para saber quais os processos de automação você deve utilizar e se há realmente a necessidade de uma automação. Caso você esteja em uma fase inicial no seu negócio, é recomendado fazer tudo manualmente. A automação é bem vista quando sua empresas está crescendo, justificando o investimento em otimização de processos e automação.
5. Como automatizar o relacionamento do leads e clientes
A nutrição de leads é uma prática que está se tornando cada vez mais comum. Na Contentools, usamos duas soluções para nutrição de leads. A RDstation no Brasil e o Mautic para leads fora do país. Isso seria suficiente se não fossemos um SaaS (software as a service).
Nosso modelo de venda permite testar nossa ferramenta antes de pagar (trial). Para automatizar o relacionamento com os trials usamos uma solução chamada Pipz. O Pipz é uma solução que tem como proposta de valor automatizar toda a jornada do cliente. Além dos trials, usamos o Pipz para disparar mensagens para nossos clientes, tornando nosso processo de atendimento muito mais ativo do que reativo.
Conclusão
É muito importante pensar em automação de processos desde cedo e criar uma cultura de performance. Porém é bom ter a consciência de qual momento sua empresa está e saber a hora certa de implementar cada processo. Aqui na Contentools somos entusiastas de automação de processos. Caso você tenha alguma dúvida, dica ou sugestão, não deixe de comentar abaixo.
Quer aprender mais sobre automação de marketing? Confira a gravação do webinar que o Elton Miranda fez para a SEMrush sobre esse assunto.